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ユーティルで活用している社内ツール・SaaSをご紹介します!

ユーティルではSaaSを積極的に導入して、業務の品質向上・効率化を行なっています。お客様により品質の高いサービスを提供するために、新しいツールでも価値があると判断したら積極的に導入していきます。(逆に有名ツールでもパフォーマンスが悪いと思ったら導入しない・即解約します)

今回は、そんな効率厨のユーティルの社内ツールをご紹介します。
手前味噌ですが、オペレーションはかなり磨きこまれていると思います!そんな弊社の運営の一端や考え方を感じていただければ幸いです!

※ユーティルの採用ピッチはこちら

全メンバー共通のツール

まずは全メンバーが共通して使っているツールです。
特殊なものはなく、SlackとG Suiteで最低限のツールでの運用です。

①Slack

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参照:Slack

ユーティルのコミュニケーションツールはSlackです。必要に応じてチャンネルを立てて、必要なメンバーでコミュニケーションを行います。

というか、ここが会話の中心です。

リモートのメンバーもいますし、出社しているメンバー同士もSlackで会話したりしています。

「隣にいるなら話した方が早いでしょ!?」と思われるかもしれません。が、すごい集中しているメンバーに話しかけるのって気が引けますし、非同期で成立するコミュニケーションならSlackでよくね!?というのがユーティルの空気感です。

なので社内はお客様の対応がないときはめっちゃ静かですw

特徴的なSlack活用法は下記の2つです。

・お客様の問い合わせ・資料DLなどをSlackにて通知
お客様から問い合わせがあるとSlackに通知が自動で来る仕組みになっています。作業に集中しているとメールを見ない瞬間もあるのでSlackの通知にしており、可能な限りスピーディに社員が対応できるように仕組化しています。

・TwitterでWeb幹事・動画幹事などの発言があると通知
Twitterで弊社のサービス「Web幹事」「動画幹事」について言及してくださった方に弊社全員で、絡みにいく(お礼をお伝えする)ために連携しています。
Web幹事についてつぶやくと弊社メンバーの誰かが高速で反応するはずです笑

②G Suite

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参照:G Suite

Slackと合わせて全員で利用しているのがG Suiteです。個人的にはKing of "must have"(ないと困る)ツールです。

すでに十分すぎるくらい有名ツールなので多くは語りませんが
・メール
・カレンダー
・ストレージ
・オフィス関連(ドキュメント・スライドなど)
などなどが全部込みで、月1,000円以下〜使えるって、冷静に考えて神ツールですよね…まじでインフラ…

なのでうちはマイクロソフトのOfficeも、もう使っていません。(一部メンバーで資料を綺麗に作るときにだけ、パワーポイント使ってます)

営業チームのツール

営業チームでは
・Salesforce
・Dialpad
を組み合わせた運用を行っています。

この2つのツールのおかげで、かなり効率的なオペレーションが実現できています。というよりSFAとCTIがないと事業が成立していません。。。

①Salesforce(SFA)

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参照:Salesforce

言わずと知れた営業ツール。ユーティルではSalesforce(SF)に全てのデータを集約させています。

また営業ファネルを全て見える化。各フェーズにおける歩留まりと在庫を日次ベースで追うことで、細かく課題を抽出しています。この営業における数値管理が本当に画期的。

やって見てわかるのですが週単位でボトルネックが移動していきます。常にボトルネックを抽出できるようにデータを見える化しておかないと「どこに問題があるのか」が、すぐにわからない状態になってしまいます。ここを科学できるのがSFAの醍醐味ですよね。これにテンション上がる方は、うちの営業チーム、向いてます!

ちなみに社内で「SFすげー!」ってなって使い倒していたら、いつ間にかスタートアップ内でのSF活用度がトップクラスになっているとのことでした笑

②Dialpad(CTI)

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参照:Dialpad

SFと連携してユーティルで欠かせないツールになっているのがこのDialpad(ダイアルパッド)。いわゆるクラウド型CTIと呼ばれるもので「パソコンで電話が受発信できるアプリ」的なツールです。

これさえあればPC1つでコールセンターが作れますし、在宅していても営業活動が可能です。(実際メンバーの中には基本在宅でお客様対応してくれているメンバーもいます)

ユーティルではSFと連動することで、
・顧客情報に紐づいて通話履歴を管理
・通話内容も録音されているため研修材料に
という形でフルに活用しています。

※ちなみにDialpadさんには導入事例にもしていただきました。

③fondesk(電話対応)

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参照:fondesk

最近導入したfondesk。オフィスの電話の1次対応を外部の方がやってくれるというBPOサービス。営業電話などのシャットアウトに有効です。

評判よかったのでトライアルしてみたのですが、そのまま本導入になりました。無駄な営業電話かかってこないので重宝してます。

しかも担当の方が、思っていたよりも詳細に用件を聞いてくださるので「折り返すべきか否か」が割とハッキリと判断できるのが嬉しい点。

Slackとも連携して電話内容が通知されるので「折り返すべき電話のみ、社員が担当する」という仕組みで動いています。

マーケティングのツール

続いてはマーケティング関連のツール。マーケには実は最低限のツールしか導入していません。理由は「ツールを導入しても劇的にパフォーマンスは上がらないから」です。

むしろハブとなる「コンテンツ」が重要になると考えているのでツールよりもコンテンツに予算を投下したいという考え方です。

ahrefs(SEO)

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参照:ahrefs

SEOに関連するものは、このツールだけで済ませてしまっています。
月1万円ちょっとのプランで、基本的なやりたいことは全てできてしまいます。

特に「キーワード調査」「競合調査」などは非常に優秀なのでオススメです。

それ以外は無料のものを都度使ってみる程度です。繰り返しになりますがSEOは基本「コンテンツ」が勝負なので、ユーザーのためになるコンテンツに予算を投下する方がいいと思っています。

Mailchimp(メール配信)

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参照:Mailchimp

メール配信についても安さ重視です笑
配信する対象さえ、整理されていれば基本同じなので。。。

そんなことよりユーザーにとって(以下繰り返しです。)

その他 マーケ関連ツール

・Googleアナリティクス
・Google Search Console
・Google広告
当然上記、公式関連ツールは全て利用しています。

公式&無料で使えるものは、徹底的に使うというスタンスです笑

まとめ

改めて見るとほとんど海外のツールですね。。笑
特にこだわってるわけではないのですが、結果そうなったという印象です。またこの記事を通して思ったのですが、導入ツールにその会社の思想とか意外と出そうですね!

ユーティルは「新しいものを使って見る」ことに抵抗あるメンバーが少ないので、導入において社内が敵!ということは少ないです。まずしっかり使ってみて費用対効果を見極める空気感があります。

ただし、費用対効果にはかなりうるさいですw(僕(岩田)がケチです)
特に「長期的に収益に寄与するか」という観点はかなり厳しく見ています。

その上で導入したからには「徹底的に使い切る!」気持ちでやっています。これからも素敵なSaaSはどんどん活用していきたいと思います!

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